Jak zorganizować event na świeżym powietrzu?

Sezon wiosenno-letni to idealny czas na imprezy na świeżym powietrzu. Plener pozwala nie tylko cieszyć się doskonałą pogodą, ale też przyjąć znacznie większą liczbę gości. Koncert organizowany na stadionie, w parku czy miejskim placu staje się nierzadko najlepszą formą rozrywki. Jak działają firmy eventowe? Co brać pod uwagę przy organizacji wydarzenia na łonie natury? Podpowiedzi znajdziesz poniżej.

Rodzaje imprez plenerowych

Bez problemu udaje się zorganizować biznesowy bankiet „pod chmurką”, integracyjny piknik dla pracowników, wystawne wesele, koncert albo festyn dla okolicznych mieszkańców. Jeśli tylko warunki pogodowe sprzyjają, tak naprawdę w plenerze może odbyć się każdy rodzaj imprezy. Od charakteru wydarzenia zależy jednak jego organizacja, harmonogram koniecznych do przeprowadzenia pracy czy wyposażenie całej strefy.

Na świeżym powietrzu mogą odbywać się eventy formalne, ale też te luźne. Wszystko zależy od rodzaju imprezy i klimatu, jaki zostanie stworzony w rozrywkowej strefie.

Współpraca z podwykonawcami

Tak naprawdę nie ma większego problemu z organizacją wydarzenia na świeżym powietrzu bez względu na jego rodzaj. W branży eventowej prężnie działają firmy, które chętnie podejmują współpracę. Dzięki temu organizator może zapewnić namioty czy zadaszenia dla gości w razie niepogody, zastawę stołową, wystawny catering na ciepło albo zimne przystawki, miejsca siedzące dla widzów czy podest sceniczny, na którym wystąpią gwiazdy. Pracownicy z BSC System, firmy, która gwarantuje najlepszej jakości sceny, potwierdzają, że profesjonalną scenę udaje się stworzyć zarówno w obiekcie zamkniętym, jak i na łonie natury.

Harmonogram prac

Przede wszystkim konieczne będzie pozwolenie na organizację wydarzenia w plenerze, chyba że to odbędzie się na terenie prywatnym. O ile wesela czy małe bankiety plenerowe odbywają się głównie w ogrodach przy restauracjach, tak już koncert z plejadą gwiazd wymaga znacznie większego terenu.

Kiedy miejsce jest już wybrane, warto rozpocząć poszukiwania podwykonawców i ustalić z nimi szczegóły współpracy. Jednocześnie należy zadbać o zaproszenia dla gości. Jeśli wstęp na event jest płatny, konieczne są też działania marketingowe oraz współpraca z podmiotami, które zajmują się sprzedażą biletów.

Co ważne, zawsze warto prosić o wsparcie lokalne samorządy, domy kultury i inne instytucje, jakie działają w danej lokalizacji. Świetną opcją w ramach organizacji koncertów są między innymi patronaty i sponsoring. Mowa tu oczywiście o dużych wydarzeniach rozrywkowych na świeżym powietrzu. W przypadku organizacji firmowego bankietu czy rocznicy ślubu w ogrodzie takich działań się nie podejmuje.

Istotne jest to, że podczas organizacji wydarzenia pod gołym niebem, zawsze trzeba zabezpieczyć powodzenie imprezy, patrząc na warunki atmosferyczne. Organizator nie może liczyć na pełne słońce, musi brać pod uwagę nie tylko możliwe opady deszczu, ale też silny wiatr, który skutecznie obniża komfort spędzania czasu na łonie natury. Świetnym pomysłem są nie tylko duże parasole, ale również wspomniane już namioty ogrodowe bądź wiaty.